Saiba formular uma planilha de prestação de contas de um condomínio

Saiba formular uma planilha de prestação de contas de um condomínio

Você sabe como fazer uma planilha de prestação de contas de um condomínio? Essa é uma das obrigações mais importantes de um síndico e, para fazê-la com sucesso, é preciso atenção e cuidado.

De acordo com o Art. 1348, inc. VIII do Código Civil, a prestação de contas anual é obrigatória para condomínio. Ela deve ser apresentada e aprovada pelos condôminos durante uma assembleia.

Além disso, a transparência sobre como os valores pagos mensalmente por eles são usados resulta em maior satisfação e confiança na administração do local, bem como no síndico.

Pensando nisso, colocamos neste post todos os documentos e as informações que devem constar na planilha de prestação de contas para que ela atenda a lei e forneça transparência para os condôminos. Confira!

Balancete

O primeiro item de sua planilha deve ser o balancete das operações financeiras do condomínio, realizadas dentro do período avaliado. Nele, devem constar o resumo das operações de receitas e despesas, bem como o saldo atual (total em caixa). O ideal é que a apresentação seja feita mês a mês.

Receitas

Agora, é preciso apresentar um relatório completo das receitas do condomínio. Elas podem ser divididas em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes. O primeiro são os valores pagos por cada morador ou proprietário sem atrasos, e o segundo são as pessoas pendentes. Nesse caso, é preciso apresentar os valores de multas e juros que serão recebidos, bem como as ações tomadas para reduzir esse fator.

Outra fonte de receitas são os locais alugados no condomínio, como churrasqueira e salão de festas. Tenha todos os recibos e documentos referentes a essas operações, bem como das demais receitas.

Despesas

O próximo item que deve estar presente em sua planilha é um relatório com todas as despesas do condomínio. Esse item pode ser dividido em três tipos de gastos:

  • fixos: folha de pagamento, seguros, contratos fixos, administrativos e outros valores pagos mensalmente;
  • variáveis: manutenções programadas e gastos que possuem variações mensais;
  • extras: itens não programados ou pontuais, como obras e consertos extraordinários.

Assim como as receitas, é preciso ter todos os documentos e comprovantes dos gastos, como contratos, contas originais e extratos bancários garantindo que o valor indicado é o real.

Documentos de apoio

Como prova de que os valores apresentados estão corretos e não houve modificações e desvios na prestação de contas, é preciso apresentar uma série de documentos. Entre eles, estão:

  • certidões negativas do FGTS, INSS e Receita Federal, do condomínio e de empresas terceirizadas;
  • AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9;
  • certificados de brigada de incêndio e para-raios;
  • RIA dos elevadores;
  • seguro do prédio e de seus funcionários;
  •  atestados de dedetização e lavagem das caixas de água;
  • última análise da potabilidade de água.

Todas essas informações e os documentos devem ser organizados e apresentados na planilha de prestação de contas de um condomínio. O ideal é que a pasta fique disponível para que os moradores avaliem durante a reunião ou até mesmo fora dela.

Além disso, apesar de a prestação de contas ser uma obrigação anual, é indicado que você faça a construção de sua planilha mensalmente ou, pelo menos, a cada três meses. Dessa forma, quando for o momento de apresentar aos moradores, os documentos e as informações estarão prontos.

Vale lembrar que existem empresas especializadas em administração de condomínios que podem ajudar o síndico nessa e outras obrigações, facilitando seu trabalho e garantindo mais eficiência na gestão.

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